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相談概要

IT・コンサルティング業界で従業員20名規模の企業様からからご相談をいただきました。「業務知識を入れたChatGPTのような生成AIを社内でより使いやすくしたい」という課題をお持ちでした。社内での生成AI活用が思うように進まず、業務効率化の機会を逃している状況に課題感を感じられていました。

現状の課題

エンジニアの利用頻度は高いものの、エンジニア部門以外の社内の利用頻度が生成AIの利用頻度が1人あたり平均0~2回/日と低く、また、業務情報の入力に1回あたり平均5~10分かかっており、社員の80%がセキュリティ上の懸念から業務情報を生成AIに入力することを躊躇していました。

大きな要因として、業務の前提知識を毎回入力する手間が面倒で利用を避ける傾向があること、業務情報を直接生成AIに入れることへのセキュリティ不安があることが根強く残っていました。結果として、社内でのChatGPTなどの生成AIの活用レベルがなかなか上がらず、利用頻度の高い指示の繰り返し入力による非効率性が深刻な問題となっていました。

これらの課題は、レポート作成支援、メール文面の作成・校正、企画書・提案書の下書き作成、技術的な質問・調査など、日常的な業務プロセス全体に影響を与えていました。

解決アプローチ

生成AIの活用が急務だったため、2ヶ月での導入を目標としました。
お客様の課題を解決するための包括的なソリューションを設計しました。

・既存の無料サービスが社内に浸透しなかった背景、使用における不満などヒアリングから根本的な課題を抽出
・セキュリティ不安を解消するため、クローズド(自社PC内)にデータを扱える環境で構築
・頻出プロンプトをボタン1つで送信できるなど使うハードルを極限まで減らすUI/UX設計

技術的な解決要素として、PC内での情報蓄積・更新が可能なローカルデータ管理システムを構築し、業務特化型の専用チャットボットアプリケーションを開発しました。具体的には、利用頻度の高い指示を登録・管理できるテンプレート機能を実装し、ボタン1つで指示と返信が届くところまで完了するワンクリック機能を提供しました。

これらによりボタン1つで指示できるシーンが増えたことで、最短数秒でチャットボットに指示できるようになりました。

実施工程

フェーズ1（要件定義・設計): 現状分析・ヒアリングを実施。提供するアプリケーションの種類(形式)から議論を始め、システム設計・アーキテクチャを決定しました。また、セキュリティ要件の詳細化により、お客様の懸念を解消する設計を提案しました。

フェーズ2（プロトタイプ開発）: 基本機能の実装とセキュリティ機能の実装を並行して進め、内部テスト・検証を実施しました。この段階で、お客様の要求を満たす機能性とセキュリティレベルを確保しました。

フェーズ3（ユーザーテスト・改善）: 社内での試用実施を行い、フィードバック収集・分析を実施しました。収集したフィードバックを基に改善点を実装し、使いやすさを向上させました。

フェーズ4（本格導入・運用開始）: 全社展開を行い、運用サポート開始と継続改善体制の構築を完了しました。

得られた成果・結果

要件定義から導入までを目標の2ヶ月で完了しました。また、利用頻度が1人あたり平均0~2回/日から5~8回/日へと3倍向上し、入力時間が1回あたり10分から~2分へと80%削減を実現しました。セキュリティ懸念による利用制限も80%から0%へと完全解消され、月間作業時間20時間の削減を達成することができました。

また、生成AI活用への抵抗感が解消され、業務満足度が大幅に向上しました。ローカル管理による情報保護をすることで生成AIを利用する際の情報保護の心理ハードルを取り除き、テンプレート機能による標準化で業務品質が向上しました。利用ハードルの大幅削減により、継続利用が促進されています。

継続的な効果・今後の展望として、月次利用頻度の継続的な向上が期待され、新たな業務パターンへの対応拡張の展開検討と、さらなる社内浸透に向けた社内での生成AI活用研修の検討を進めていただいております。機能追加・改善の継続実施により、さらなる価値向上を目指しています。